Manuale per la gestione delle richieste ed il caricamento delle offerte/preventivi

MANUALE D’USO PER L’ENTE (UTENTE: RUP)

MANUALE PER LA GESTIONE DELLE RICHIESTE RICEVUTE E L’INVIO DELLE OFFERTE ALLA STAZIONE APPALTANTE. (per scaricare il manuale in formato pdf)

RICEZIONE DELLE RICHIESTE

Quando la stazione appaltante ha necessità di un servizio o fornitura selezionato dalle categorie merceologiche per le quali l’operatore economico si è iscritto e reso disponibile alla presentazione di un’offerta, la stessa procederà con il creare nel MECUC un richiesta che al completamento della stessa invierà una email all’operatore economico. Quest’ultimo nella propria posta elettronica certificata aprirà il messaggio e nell’oggetto potrà individuare la richiesta cliccando nel link potrà accedere immediatamente alla web application MECUC nella quale prenderà visione dei particolari e dettagli della stessa.

Cliccando nel pannello “Elenco delle richieste ancora attive in attesa di offerta” aprirà la finestra con i dettagli.

Nella finestra “Visualizzare la richiesta” vengo inseriti informazioni relative alla data e ora di scadenza per la presentazione dell’offerta, questa è vincolante per presentare l’eventuale preventivo; la descrizione merceologica del servizio o fornitura; il C.I.G. e il codice della richiesta (è univoco per la stazione appaltante) è possibile anche stampare la richiesta; l’oggetto è uguale a quello ricevuto nell’email; mentre la richiesta nel dettaglio è possibile riscontrare le informazioni in 2 modi: con file allegato e in questo caso è fondamentale cliccare sul nome del file per scaricarlo e visionarlo o stamparlo; con il testo inserito nella finestra di destra “RICHIESTA” ovvero in entrambi. Nel caso di file allegati il MECUC prevede lo scaricamento univoco del file (solo una volta per file); però se un operatore economico lo vuole scaricare più volte è sufficiente cliccare sul tasto annulla e riciclare sulla voce apri.

Solamente dopo aver effettuare le dovute azioni si potrà procedere cliccando sul pulsante “Chiudi e salva”. Questo inserirà nel MECUC il comando che l’operatore economico ha acquisito le informazioni necessarie per procedere alla formulazione dell’offerta.

CARICAMENTO DELLE OFFERTE

Alla chiusura della finestra di “Visualizzazione della richiesta” il MECUC ripresenterà la stessa finestra iniziale solamente che ora, cliccando ancora sul pulsante apri, è in grado di aprire la finestra per il caricamento dell’offerta.

Anche in questa finestra è presente il tasto con la possibilità di visualizzare la richiesta della stazione appaltante. Viene evidenziato che si sta caricando nel MECUC l’offerta per la richiesta con il codice scritto in rosso e la data e ora di scadenza. Sotto c’è un avviso di come si dovrà procedere per presentare l’offerta. Se l’operatore economico ha un’offerta su file o gli è stato richiesto di caricare un file, sulla sinistra è presente il pannello in giallo per effettuare tale operazione, altrimenti è possibile inserire la descrizione dell’offerta nel campo di destra. Il MECUC è in grado di acquisire anche più file contemporaneamente.

Cliccare il pulsante tracciabilità per poter proseguire.

Verificare che l’IBAN sia corretto, in quanto sarà trasmesso con un’email all’ufficio ragioneria in caso di aggiudicazione. Se il conto corrente indicato può essere utilizzato da soggetti diversi dal legale rappresentante è fondamentale indicarne il cognome, il nome, la data di nascita ed il codice fiscale cliccando sull’icona a forma di + e salvando i dati cliccando sull’icona a forma di floppy disk.

Fatto ciò è sufficiente cliccare sul SI del campo accettazione e il pulsante Accetta.

Altra fase molto importante è cliccare sul pulsante REQUISITI per aprire la finestra dove l’operatore economico dichiara che al momento della presentazione dell’offerta è in possesso dei requisiti di cui all’art. 38 della legge n° 163/2006 e quindi può contrarre con la pubblica amministrazione rapporti commerciali. Cliccare SI nel campo “Dichiara di esse in possesso” e infine Accetta.

Per finire cliccare SI per accettare di caricare nel MECUC l’offerta della relativa richiesta.

Cliccando sul tasto INVIA OFFERTA il MECUC invierà un’email all’indirizzo del responsabile del procedimento della stazione appaltante e un’email all’operatore economico quale conferma dell’avvenuto caricamento, mentre metterà in standby un messaggio per l’ufficio ragioneria che verrà inviato solamente nel caso di aggiudicazione della richiesta.

Si consiglia di informare l’operatore economico sulla necessità di caricare sempre un’offerta/preventivo poiché se per 3 richieste consecutive non si risponde il MECUC bloccherà l’operatore economico e nella fase iniziale della creazione della richiesta da parte della stazione appaltante sarà inibita la possibilità di contattare gli stessi operatori economici bloccati. Rispondere sempre anche inserendo nella descrizione che non si è in grado di effettuare un’offerta in quanto l’articolo richiesto non fa parte del catalogo oppure che il servizio richiesto non è garantito. Così facendo il MECUC continuerà a proporvi quale operatore economico per la categoria sottoscritta fino alla data della scadenza dell’accreditamento.